Berichtendienst

Dit artikel is voor de frontoffice-medewerker. Je leest hier wat de berichtendienst precies stuurt en wanneer. Daarmee beantwoord je vragen van cliënten aan de balie of telefoon. Lees dit zodat je weet waarom een cliënt iets wel of niet heeft ontvangen.

Voor de instellingen van de berichtendienst lees je de admin-versie. Voor de inhoudelijke werking voor zorgverleners lees je de zorgverlener-versie. Dit artikel richt zich op het uitleggen van de berichten aan cliënten.

Wat de cliënt ontvangt

Het platform stuurt twee soorten geautomatiseerde berichten aan cliënten:

• Een afspraakbevestiging, binnen een uur na het inplannen van een > nieuwe afspraak.

• Een afspraakherinnering, 1 of 2 dagen voor de afspraak, in de > ochtend.

Welke kanalen

Berichten gaan via push (mobiele app), e-mail of SMS. Heeft een cliënt de mobiele app, dan gaat de melding als pushbericht en eventueel ook als e-mail. Heeft de cliënt de app niet, dan gaat het bericht per e-mail. Zonder e-mailadres valt het platform terug op SMS.

Veelvoorkomende vragen aan de balie

"Ik heb geen herinnering ontvangen." Controleer drie dingen. Eén: staat de cliënt op de uitsluitlijst? Dat regelt de admin. Twee: is de behandelcode van de afspraak uitgesloten? Drie: klopt het mobiele nummer en e-mailadres in het EPD? Cliënten met de app krijgen herinneringen ook altijd als pushmelding. Vraag dus of de pushmeldingen op de telefoon aan staan.

"Mijn herinnering is laat in de ochtend." De praktijk koos voor verzending in de vroege of late ochtend. Vroege ochtend is 8:00 tot 8:30. Late ochtend is 9:30 tot 10:00. Dat is een praktijkkeuze door de admin.

"Ik krijg meerdere bevestigingen voor één afspraakperiode." Plant een zorgverlener meerdere afspraken vooruit, dan worden die in één bericht gebundeld. Krijgt de cliënt toch losse berichten, dan zijn de afspraken niet in één keer ingepland.

"Ik krijg geen berichten meer." De cliënt kan op de uitsluitlijst staan. Vraag de admin om "Cliënten uitsluiten" te checken.

Wat je hier niet doet

Het instellen van wanneer en hoe berichten gaan is een admin-taak. Lees daarvoor "Berichtinstellingen instellen", "Afspraakherinneringen instellen" en "Afspraakbevestigingen instellen" in de admin-sectie. Voor het uitsluiten van cliënten of behandelcodes, lees "Importinstellingen voor cliënten en behandelcodes".