Importinstellingen voor cliënten en behandelcodes

Dit artikel is voor de frontoffice-medewerker. Je leest hier hoe de import vanuit het EPD werkt. Ook leg je uit wat het betekent als bepaalde behandelcodes of cliënten zijn uitgesloten van automatische berichten. Lees dit zodat je begrijpt waarom een cliënt geen herinnering ontvangt. Of waarom een afspraak niet in HealthTrain verschijnt.

Hoe de import werkt

Het platform importeert afspraken automatisch uit het EPD. Elke afspraak is gekoppeld aan een behandelcode en een cliënt. Op basis daarvan stuurt de berichtendienst afspraakbevestigingen en herinneringen. Standaard worden alle afspraken en cliënten geïmporteerd.

Wanneer iets wordt uitgesloten

Soms is het niet wenselijk dat er een afspraakbevestiging of herinnering uitgaat. Voorbeelden zijn wekelijkse Medisch Fitness-sessies. Of administratieve codes waarbij de cliënt niet naar de praktijk komt. Ook cliënten die liever geen berichten ontvangen vallen hieronder.

In die gevallen kan een behandelcode of een individuele cliënt op een uitsluitlijst worden gezet. Daarvan ontvangt de cliënt geen uitnodiging, geen oefeningen en geen afspraakherinneringen.

Wie de uitsluiting instelt

Het toevoegen of verwijderen van behandelcodes op de uitsluitlijst is een admin-taak. De admin doet dat in het portaal onder "EPD-instellingen". Voor de exacte stappen, lees in de admin-sectie "Behandelcodes uitsluiten".

Het uitsluiten van een individuele cliënt op cliëntnummer doet de admin via "Cliënten uitsluiten" in de admin-sectie.

Wat je zelf doet als frontoffice

Krijg je een vraag van een cliënt waarom die geen herinneringen ontvangt? Controleer of de cliënt op de uitsluitlijst staat of dat de behandelcode is uitgesloten. Geef die informatie door aan de admin als de uitsluiting moet worden teruggedraaid.