Een no-show afhandelen vanuit de frontoffice

Dit artikel is voor de frontoffice die een afspraak moet registreren waarvoor de cliënt niet is komen opdagen. Je leest hier wat je in het EPD doet, hoe HealthTrain Platform die status oppakt, en hoe je voorkomt dat een cliënt na een no-show alsnog ongepaste herinneringen krijgt. Lees dit als de cliënt voor de afspraak niet is verschenen en je wilt weten welke registratie het juiste vervolg in gang zet.

Wat de no-show-flow doet

HealthTrain Platform heeft geen eigen knop “no-show” in het portaal. De registratie gebeurt in het EPD. Zodra de zorgverlener of frontoffice in het EPD een afspraak op de status “niet gekomen” zet (de exacte naam kan per EPD-variant verschillen [verifiëren per EPD: Intramed, SpotOnMedics, Fysiomanager, Flux]), pikt HealthTrain die status op via de EPD-koppeling. De afspraak in HealthTrain krijgt dan intern de status “Niet op komen dagen” en stopt verdere automatische berichten voor die specifieke afspraak.

Stappen voor de frontoffice

Open het EPD en zoek de afspraak van de cliënt die niet is verschenen.
Zet de status van de afspraak op “niet gekomen” of de variant die jouw EPD gebruikt voor no-show.
Bevestig de wijziging in het EPD. De status synchroniseert via de Connect API of Engage API automatisch naar HealthTrain.
Open eventueel de cliëntkaart in HealthTrain om te controleren dat de status correct is overgekomen.
Pas indien nodig de cliëntcommunicatie aan voor toekomstige afspraken (zie volgende blok).

Wanneer je de cliënt apart aanspreekt

Een eenmalige no-show vraagt geen extra actie. Bij een herhaald patroon (drie of meer no-shows binnen een korte periode) kan het zinvol zijn om de cliënt persoonlijk te bellen of mailen. Dat blijft een handmatige stap; HealthTrain belt of mailt geen cliënten zelf.

Als een cliënt tijdelijk geen herinneringen wil ontvangen, kun je de cliënt op de uitsluitlijst zetten via Cliënten uitsluiten in het portaal. Dat is een admin-actie; vraag het bij de praktijkbeheerder als jij die rechten niet hebt.

Wat het platform automatisch doet

Zodra de status “Niet op komen dagen” is gekoppeld, stuurt HealthTrain geen herinnering meer voor die afspraak. Andere automatische berichten, zoals afspraakbevestigingen voor toekomstige afspraken of de oefenmeldingen, lopen wel gewoon door. De cliënt blijft toegang houden tot zijn programma en zijn berichten.

Wat je hier niet doet

Je verwijdert de afspraak niet uit het EPD om een no-show te markeren. Verwijderen breekt de koppeling met HealthTrain en zorgt dat de status niet correct overkomt. Gebruik altijd de specifieke EPD-status voor “niet gekomen”, anders mis je de gekoppelde gedragsregels in het platform.