Cliëntgegevens verwijderen (frontoffice)

Dit artikel is voor de frontoffice-medewerker. Je leest hier hoe je de gegevens van een cliënt uit het platform verwijdert. Daarbij staat ook wanneer dit jouw taak is en wanneer juist die van een collega. Lees dit als een cliënt aan de balie of telefoon vraagt om uitschrijving.

Een vergelijkbaar artikel staat onder admin (gericht op AVG-verzoeken) en zorgverlener (gericht op einde behandelrelatie). Dit frontoffice-artikel richt zich op directe verzoeken bij het inschrijfloket of via telefoon en e-mail.

Wanneer dit jouw taak is

Een cliënt komt naar de balie, belt of mailt met het verzoek om uit het Platform te worden verwijderd. Als je praktijk heeft afgesproken dat frontoffice dit afhandelt, doe je het meteen. Anders geef je het door aan de admin met de cliëntgegevens en de reden.

Wat je nodig hebt

Je hebt toegang nodig tot de cliëntkaart in het portaal. Daarnaast moet je bevestigen dat de cliënt het verzoek echt zelf doet, niet namens iemand anders zonder volmacht.

Stappen

Zoek de cliënt op in het portaal of open de cliënt direct via je > SSO-koppeling vanuit het EPD.
Open de cliëntkaart.
Ga naar de contactgegevens en scroll naar de onderkant van de > pagina.
Klik op "Verwijder cliënt".
Kies tussen twee opties. Met "Cliënt verwijderen" verwijder je de > cliënt uit het platform. Met "Cliënt verwijderen en uitsluiten" > doe je hetzelfde en voorkom je dat de cliënt bij een volgende > EPD-synchronisatie weer instroomt.

Wanneer je voor "uitsluiten" kiest

Vraagt de cliënt expliciet om geen berichten meer te ontvangen, ook niet bij toekomstige afspraken? Kies dan voor "Cliënt verwijderen en uitsluiten". Verlaat de cliënt de praktijk en wordt die uit het EPD weggehaald, dan volstaat "Cliënt verwijderen".

Wat je daarna ziet

De cliënt is uit het portaal verwijderd en ontvangt geen uitnodigingen, oefeningen of afspraakherinneringen meer.

Wat je hier niet doet

Voor formele AVG-verzoeken (recht op vergetelheid) of complexere vragen over privacy, geef je het door aan de admin. Lees daarvoor "Privacy en databeveiliging" en "Handmatig cliëntgegevens verwijderen" in de admin-sectie. Voor het beëindigen van de behandelrelatie zelf, is dat een zorgverlener-taak.