Cliënt ontvangt geen uitnodiging

Dit artikel is voor de admin en de frontoffice. Je leest hier welke checks je doet als een cliënt geen uitnodigings-SMS heeft ontvangen. Daarbij komen de vier oorzaken die het vaakst spelen. Lees dit als een cliënt belt of langskomt met die melding.

Dit artikel is geheel nieuw geschreven volgens template 03 (troubleshoot).

Wat je het eerst controleert

1. Staat het mobiele nummer van de cliënt correct in het EPD? Werk het > bij in het EPD; HealthTrain neemt de wijziging automatisch over.

2. Staat de cliënt op de uitsluitlijst? Open in het portaal de > uitsluitlijst voor cliënten en check of de cliënt erop staat.

3. Is de uitnodigingsdatum voor cliënten bereikt? Onder > "Instellingen", "Uitnodigingen" zie je de datum waarop > cliënten worden uitgenodigd.

4. Heeft de cliënt een afspraak in de toekomst? Cliënten zonder > toekomstige afspraak in het EPD ontvangen geen uitnodiging.

Mogelijke oorzaken

Oorzaak 1: telefoonnummer ontbreekt of klopt niet in het EPD

Zonder mobiel nummer kan HealthTrain geen SMS sturen. Een tikfout, een ontbrekend nummer of een vast nummer in plaats van mobiel zijn de meest voorkomende oorzaken. Vraag de cliënt om het juiste nummer en werk het bij in het EPD.

Oorzaak 2: cliënt staat op de uitsluitlijst

Een eerdere admin- of frontoffice-actie kan de cliënt op de uitsluitlijst hebben gezet. Cliënten op die lijst ontvangen geen uitnodigingen, geen oefeningen en geen afspraakherinneringen. Open de uitsluitlijst en haal de cliënt eraf als die er ten onrechte op staat.

Oorzaak 3: behandelcode is uitgesloten

De afspraak van de cliënt is mogelijk gekoppeld aan een uitgesloten behandelcode. Check de uitgesloten codes onder "Behandelcodes uitsluiten". Een afspraak met een uitgesloten code stuurt geen herinnering of bevestiging.

Oorzaak 4: uitnodigingsdatum nog niet bereikt

Bij de eerste opstart van een praktijk staat een datum waarop cliënten automatisch uitgenodigd worden. Voor die datum gaan er nog geen SMS-uitnodigingen. Wil je een specifieke cliënt eerder uitnodigen, dan voeg je die handmatig toe via "Cliënt toevoegen".

Wanneer je contact opneemt met support

Lukt het na deze vier checks niet, mail dan support@healthtrain.nl. Vermeld de praktijknaam, het cliëntnummer, het mobiele nummer uit het EPD en de afspraakdatum. Voeg een schermafbeelding van de cliëntkaart toe.